Theo UBND thành phố Hạ Long, Công ty TNHH Thương mại Du lịch Cường Lâm (Công ty Cường Lâm) có văn bản gửi tới UBND tỉnh Quảng Ninh xin tổ chức chương trình du lịch MICE (du lịch kết hợp hội nghị, khen thưởng) cho đoàn 5.000 khách Trung Quốc tới Quảng Ninh. Sở Du lịch Quảng Ninh đã chủ trì, phối hợp với Công an tỉnh Quảng Ninh cùng các sở Ngoại vụ, sở Văn hóa - Thể thao, UBND thành phố Hạ Long và Hiệp hội Du lịch Quảng Ninh tổ chức họp và đồng ý để doanh nghiệp được tổ chức sự kiện, trên cơ sở tuân thủ các quy định của pháp luật.
Tính từ đầu tháng 11 cho đến nay, Công ty Cường Lâm đã tổ chức 3 đoàn khách Trung Quốc tham quan đi từ Hà Nội đến Hạ Long, mỗi đoàn có khoảng 1.000 - 1.200 khách. Tất cả đều nhập cảnh qua cửa khẩu Hữu Nghị (Lạng Sơn) sau đó xuất cảnh qua cửa khẩu Móng Cái (Quảng Ninh). Khách tham dự sự kiện trên là cán bộ, nhân viên của Công ty TNHH Y học Thái Sinh Thiểm Tây - Khanh Mỹ (Trung Quốc).
Đáng chú ý, trong quá trình tổ chức hội nghị cho 2 đoàn tại Trung tâm hội nghị khách sạn Golf FLC thì một số từ ngữ, thông tin với dòng chữ "Hội thảo Quân đoàn Thiết giáp Việt Nam hệ thống Long Diễm" được trình chiếu trên màn hình tại hội nghị. Đây được cho là nội dung chưa đúng của người dẫn chương trình, thông tin về cuộc giao lưu.
Hiện UBND thành phố Hạ Long đang phối hợp với các đơn vị chức năng tỉnh Quảng Ninh kiểm tra, xác minh thông tin vụ việc theo quy định.